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請求書の再発行は依頼できる？
取引先から受け取った請求書を紛失してしまったり、記載内容に誤りを見つけたりした場合、経理処理を進めるために請求書の再発行を依頼する必要があります。結論から言うと、請求書の再発行は依頼可能です。
請求書は取引の証拠となる証憑書類であり、受け取った側は法人で7年間（欠損金の繰越控除適用時は10年）、個人事業主で5年間（消費税課税事業者は7年）の保存義務があります。 紛失したままでは税務調査で指摘される可能性があり、支払処理も滞ってしまいます。
また、発行側が再発行を拒否すると、買掛金の支払いが遅れるリスクがあり、債権管理の観点からも望ましくありません。そのため、正当な理由があれば、発行側は再発行に応じるのが一般的です。
特に2023年10月に始まったインボイス制度では、仕入税額控除を受けるために適格請求書（インボイス）の保存が要件となっています。 記載内容に誤りがあるインボイスでは仕入税額控除が認められない可能性があるため、修正されたインボイスの交付を受けることが不可欠です。
請求書の再発行が必要になる主なケース
請求書の再発行が必要になるのは、主に「受領側（買手）の都合」と「発行側（売手）の都合」の2つのパターンがあります。
受領側（買手）の都合によるケース
- 請求書の紛失・亡失：受け取った請求書を誤って破棄してしまったり、どこに保管したか分からなくなってしまったりしたケースです。
- 請求書の破損・汚損：請求書が破れたり、濡れて印字が読めなくなったりしたケースです。
発行側（売手）の都合によるケース
- 記載内容の誤り：請求金額、取引内容、支払先口座、日付、品目、消費税率・消費税額などに誤りがあったケースです。
- 送付先の間違いや送付漏れ：請求書が誤った宛先に送られたり、そもそも送付されていなかったりするケースです。
いずれの理由であっても、気づいた時点ですぐに取引先に連絡し、再発行を依頼することが重要です。
請求書再発行の依頼手順
請求書の再発行を依頼する際は、取引先に手間をかけてしまうことを念頭に置き、丁寧な対応を心がけましょう。基本的な手順は以下の通りです。
手順1：再発行が必要な請求書を特定する
まず、どの請求書の再発行が必要なのかを明確に特定します。取引先に正確な情報を伝えることで、相手もスムーズに対応できます。 確認すべき情報は以下の通りです。
手順1：再発行が必要な請求書を特定する
- 1請求書番号
- 2発行日
- 3取引内容
- 4金額
もし請求書番号が不明な場合は、取引年月日や具体的な取引内容を伝えることで特定してもらいましょう。
手順2：取引先に連絡し、再発行を依頼する
電話で一度連絡を入れた上で、改めてメールなどの書面で依頼すると丁寧な印象を与えます。書面で依頼することで、依頼した内容の記録も残ります。
依頼する際は、再発行が必要になった理由（紛失、記載ミスなど）を正直かつ簡潔に伝えます。 自社の都合で依頼する場合は、丁寧にお詫びの言葉を添えましょう。
手順3：再発行された請求書の内容を確認する
再発行された請求書を受け取ったら、内容に誤りがないか必ず確認します。特に、修正を依頼した箇所が正しく直っているか、金額や支払先情報などに変更がないかをチェックしましょう。
また、再発行された請求書には「再発行」と明記されていることが一般的です。 元の請求書と混同しないよう、受け取った請求書が再発行分であることを確認し、適切に管理してください。
【文例付】請求書再発行の依頼メールの書き方
再発行を依頼するメールは、件名で要件が分かり、本文で必要な情報が網羅されていることが重要です。理由別に2つの文例を紹介します。
ケース1：請求書を紛失した場合の依頼メール文例
件名：【請求書再発行のお願い】請求書（No. XXXX）について（株式会社〇〇）
本文：
株式会社△△ 経理部 △△様 平素より大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 2026年XX月XX日付で発行いただきました請求書（請求書番号：XXXX）につきまして、誠に恐縮ながら、弊社の不手際により紛失してしまいました。 大変申し訳ございませんが、当該請求書を再発行していただけないでしょうか。 お手数をおかけし大変恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ---（以下、署名）---
紛失は自社の過失であるため、丁寧なお詫びの言葉を必ず添えましょう。
ケース2：記載内容の誤りを指摘する場合の依頼メール文例
件名：【ご確認・再発行のお願い】請求書（No. YYYY）の記載内容について（株式会社〇〇）
本文：
株式会社△△ 経理部 △△様 平素より大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 2026年XX月XX日付で発行いただきました請求書（請求書番号：YYYY）を受領いたしました。誠にありがとうございます。 内容を確認させていただいたところ、1点の記載内容についてご確認をお願いしたく、ご連絡いたしました。 ---------------------------------- ■ご確認いただきたい箇所 請求項目「B商品」の単価 ■記載されている内容 単価：11,000円（税込） ■弊社の認識 単価：10,000円（税込） ---------------------------------- お手数ですが、貴社にて内容をご確認いただき、もし弊社の認識通りでございましたら、請求書を再発行していただけますでしょうか。 こちらの確認違いでしたら、大変申し訳ございません。 ご多忙の折、恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 ---（以下、署名）---
相手のミスと決めつけず、「こちらの認識と相違があるようなので、ご確認をお願いします」というスタンスで、低姿勢で依頼するのがマナーです。
インボイス制度における請求書再発行（修正インボイス）
インボイス制度開始後、適格請求書の記載事項に誤りがあった場合の対応はより重要になりました。誤ったインボイスでは仕入税額控除が適用できないため、必ず修正してもらう必要があります。
修正インボイスの発行は発行事業者の義務
適格請求書発行事業者には、交付したインボイスに誤りがあった場合、修正したインボイスを交付する義務があります。 そのため、受領側（買手）から修正依頼があった場合、発行側（売手）は「手間だから」といった理由で断ることはできません。
修正インボイスの交付方法
国税庁によると、修正インボイスの交付方法は主に2つあります。
- 誤った箇所を修正し、全ての記載事項を改めて記載した請求書を再交付する方法
- 当初交付した請求書との関連性を明らかにし、修正した事項のみを明示した書類（修正通知書など）を交付する方法
実務上は、修正箇所だけでなく全体を記載した請求書を「再発行」として受け渡す①の方法が一般的です。
受領側（買手）で勝手に修正してはいけない
受け取ったインボイスに誤りがあった場合でも、受領側（買手）が勝手に追記や修正を行うことは原則として認められていません。 必ず発行事業者に連絡し、修正インボイスを交付してもらう必要があります。
ただし例外として、買手が作成した仕入明細書の内容について売手の確認を受ければ、それをインボイスとして保存することも可能です。
請求書を再発行する側（発行側）の注意点
取引先から再発行を依頼された場合、以下の点に注意して対応しましょう。
二重請求を防ぐための管理を徹底する
再発行で最も注意すべきは、二重請求や二重計上です。 これを防ぐため、再発行した請求書には「再発行」と明確に記載しましょう。 また、請求書番号に「-2」などの枝番を付けて管理する方法も有効です。
元の請求書と再発行した請求書の両方を控えとして保管し、どちらが有効なものか分かるようにしておくことが重要です。インボイス制度では、発行側は当初交付したインボイスの写しと、修正したインボイスの写しの両方を保存する必要があります。
発行日や支払期日の扱いは慎重に
原則として、請求書の再発行では当初の発行日を変更しません。 紛失による再発行であれば、内容は全く同じものを再発行するのが基本です。
ただし、支払期日を過ぎてから再発行を依頼された場合など、状況によっては取引先と協議の上で支払期日を再設定することもあります。
請求書管理と資金繰りの重要性
請求書の紛失や記載ミスは、経理業務の遅延だけでなく、取引先との信頼関係にも影響を与えかねません。日頃から請求書を適切に管理する体制を整えておくことが大切です。また、請求書は売掛債権という会社の重要な資産でもあります。
急な資金需要が発生した際には、この売掛債権（請求書）を売却して早期に資金化する「ファクタリング」という方法もあります。ファクタリングを利用するには、当然ながら有効な請求書の存在が前提となります。日々の請求書管理を徹底することは、いざという時の資金繰りの選択肢を確保することにも繋がるのです。
例えば、オンラインで申し込みから入金まで完結するEasy factorのようなサービスもあり、中小企業や個人事業主の資金繰りを支えています。
まとめ
請求書の再発行は、紛失や記載ミスなど、日々の業務で起こりうる事態です。再発行を依頼する側は、取引先に手間をかけることを理解し、丁寧な依頼を心がけましょう。特にインボイス制度下では、記載内容の正確性が仕入税額控除に直結するため、誤りを見つけたら速やかに修正インボイスの交付を求める必要があります。
再発行する側は、二重請求のリスクを避けるため、「再発行」の明記や請求書番号の工夫など、明確な管理ルールを設けることが重要です。 請求書は取引の根幹をなす重要な書類です。本記事で紹介した手順や注意点を参考に、スムーズで正確な対応を心がけましょう。
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