請求書が入金されない時の催促方法｜メール文例と法的措置の手順

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請求書の入金遅延、まずは慌てずに状況を確認

取引先からの入金が期日を過ぎても確認できないと、不安になるものです。しかし、感情的に催促する前に、まずは冷静に状況を確認することが重要です。入金遅延には、単純なミスや行き違いなど、さまざまな理由が考えられます。

自社の請求プロセスに不備はなかったか

相手のミスを疑う前に、まず自社の対応に不備がなかったかを確認しましょう。 もし自社側に原因があった場合は、丁重に謝罪した上で、速やかに正しい請求書を送付するなどの対応が必要です。

• 請求書の発行・送付漏れ：そもそも請求書を送付し忘れていないか、発行履歴や送信履歴を確認します。
• 宛先や記載内容の誤り：送付先の住所や部署名、担当者名が正しいか、請求金額や支払期日に誤りがないかを確認します。
• 請求書の到着日：相手方の締め日に対して、請求書の到着が遅れていなかったかを確認します。
• インボイス制度の要件：2023年10月から開始されたインボイス制度に対応した請求書になっているか、記載要件を満たしているかも確認しましょう。

取引先の支払サイトを確認する

自社に不備がないことが確認できたら、次に取引先との契約内容を再確認します。契約書や過去の取引履歴を見て、支払いサイト（締め日と支払日）が自社の認識と合っているかを確認しましょう。会社の休業日や経理担当者の不在などで、処理が遅れている可能性も考えられます。

【ステップ別】請求書が入金されない時の催促手順

状況を確認しても入金遅延の理由が不明な場合は、段階的に催促のアクションに移ります。重要なのは、初期段階では相手を責めるような強い口調を避け、丁寧な姿勢で臨むことです。

ステップ1：支払期日後〜1週間｜メールで丁寧にお伺い

支払期日を数日過ぎた段階では、まだ「うっかり忘れ」や「処理の遅れ」の可能性が高いです。まずは、確認を促す丁寧なメールを送りましょう。

【ポイント】

【メール文例】

件名：【株式会社NexoValue】請求書のお支払いご確認のお願い

株式会社〇〇
経理ご担当者様

いつもお世話になっております。
株式会社NexoValueの〇〇です。

〇月〇日付でご請求いたしました下記のお支払いにつきまして、
本日〇月〇日現在、ご入金の確認が取れておりません。

——————————–
・請求日：2026年〇月〇日
・請求書番号：XXXXXXXX
・ご請求金額：〇〇,〇〇〇円
・お支払期限：2026年〇月〇日
——————————–

お忙しいところ恐れ入りますが、状況をご確認いただけますでしょうか。
なお、本メールと行き違いでご入金いただいておりましたら、何卒ご容赦ください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

ステップ2：支払期後1週間〜1ヶ月｜電話または再度メールで催促

最初のメールから1週間ほど経っても入金も連絡もない場合は、再度アクションを起こします。電話で直接確認するか、少しだけ催促のニュアンスを強めたメールを送りましょう。 この段階では、支払う意思があるのか、いつ支払えるのかを確認することが目的です。

【ポイント】

• 電話の場合：感情的にならず、冷静に事実を伝えます。「いつ頃お支払いいただけそうでしょうか？」と、具体的な予定日を確認しましょう。会話の内容は、日時、担当者名、回答などを記録しておきます。
• メールの場合：前回の連絡に触れた上で、再度確認を依頼します。件名も「【再送・ご確認のお願い】〇月分請求書のお支払いについて」のように、少しだけ緊急性を伝わるように工夫します。

ステップ3：支払期後1ヶ月〜｜内容証明郵便で最終通告

複数回の連絡にも応じてもらえない場合、次の手段として内容証明郵便の送付を検討します。 内容証明郵便とは、「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰あてに差し出したか」を日本郵便が証明してくれるサービスです。
また、裁判になった際には、支払いを催告した証拠として利用できます。

• 送付方法：郵便局の窓口で手続きするほか、インターネットを通じて24時間発送できる「e内容証明」もあります。
• 記載内容：「本書面到着後、〇日以内にお支払いいただけない場合は、やむを得ず法的措置を検討いたします」といった文言を入れ、こちらの強い意思を伝えます。

催促しても入金されない場合の法的措置

内容証明郵便を送っても支払いがない場合、最終手段として法的措置を検討することになります。 ただし、法的措置には費用と時間がかかり、取引先との関係も決定的に悪化する可能性があるため、慎重な判断が必要です。

支払督促

支払督促は、簡易裁判所を通じて相手方に支払いを命じてもらう手続きです。 裁判所での審理は行われず、申立書類の審査だけで進むため、通常の訴訟よりも迅速かつ低コストで利用できます。 相手方が支払督促を受け取ってから2週間以内に異議を申し立てなければ、裁判所は「仮執行宣言」を付与し、これにより強制執行（財産の差押えなど）の申立てが可能になります。 もし相手方が異議を申し立てた場合は、通常の訴訟手続きに移行します。

少額訴訟

60万円以下の金銭の支払いを求める場合に利用できる、簡易的な裁判手続きです。 原則として1回の期日で審理が終わり、その日のうちに判決が言い渡されるため、迅速な解決が期待できます。 判決や和解内容に従って支払いが行われない場合は、強制執行を申し立てることができます。 ただし、相手方が少額訴訟での審理を拒否した場合は、通常訴訟に移行します。

弁護士への相談

法的措置を本格的に検討する段階になったら、弁護士に相談することをおすすめします。債権回収の見込みや適切な手続きについて専門的なアドバイスが受けられるほか、弁護士名義で内容証明郵便を送付するだけでも、相手方が支払いに応じる可能性が高まります。

売掛金の入金遅延に備えるための対策と資金繰り

入金遅延は、いつどの取引で発生するかわかりません。日頃からリスクに備えておくことが、安定した会社経営につながります。

予防策を講じておく

• 契約書の見直し：取引を開始する前に、支払条件（支払期日、遅延損害金など）を明記した契約書を交わしておくことが重要です。
• 与信管理の徹底：新規取引先の経営状況や支払い能力を事前に調査し、取引額の上限を設定するなどの与信管理を行いましょう。

資金繰りが厳しい場合の選択肢「ファクタリング」

売掛金の入金遅延が続くと、自社の資金繰りが悪化してしまう恐れがあります。 金融機関からの融資には時間がかかる場合も多く、急な資金需要に対応できないこともあります。

そのような場合に有効な資金調達方法の一つが「ファクタリング」です。 ファクタリングとは、保有している売掛債権（請求書）をファクタリング会社に売却することで、支払期日よりも早く資金化できるサービスです。 融資とは異なり、担保や保証人が不要なケースが多く、審査がスピーディーなのが特徴です。

急な資金繰りの悪化で悩んでいる場合は、オンライン完結で手続きが可能なEasy factorのようなファクタリングサービスの利用も選択肢の一つです。

まとめ

取引先からの入金が遅れた場合、まずは慌てずに自社の請求プロセスに誤りがなかったかを確認しましょう。催促を行う際は、初期段階では丁寧なメールでの確認から始め、「メールでの再確認→電話→内容証明郵便」と、状況に応じて段階的に対応を強めていくことが重要です。

それでも支払いがない場合は、支払督促や少額訴訟といった法的措置も視野に入れる必要がありますが、費用や取引先との関係性を考慮して慎重に判断してください。

また、いつ起こるかわからない入金遅延に備え、日頃から契約内容の確認や与信管理を徹底するとともに、ファクタリングのような資金調達手段があることも知っておくと、いざという時に冷静に対応できるでしょう。

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